В современных условиях ведения бизнеса особое значение имеет качество и своевременность представления информации. Бухгалтерский учет как система формирования документированной и систематизированной информации о деятельности организации в данном процессе играет ключевую роль. При этом требования к документации и документообороту стремительно меняются.
В 1994 году был принят федеральный закон, в соответствии 77-ФЗ, в соответствии с положениями которого документ рассматривался как материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
В качестве документов бухгалтерского учета выступают первичные учетные документы и бухгалтерские регистры, в отношении которых в законодательстве РФ о бухгалтерском учете определены обязательные реквизиты, отсутствие или некорректное оформление которых не допускается.
С 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который раскрывает ряд актуальных для практики ведения бухгалтерского учета вопросов, в том числе в отношении электронных документов. Документооборот в бухгалтерском учете представляет собой движение документов бухгалтерского учета в организации с момента их составления до завершения исполнения (в частности, использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, помещения в архив).
Качество и своевременность предоставления финансовой информации определяется эффективностью и рациональностью организации документооборота, затратами времени и сил работников, связанных с движением бухгалтерских документов.
Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета или специфическом приемом, присущему данному процессу. В самом определении понятия бухгалтерского учета содержится указание на обязательное требование в отношении результата такого процесса – формирование документированной информации. Основные принципу бухгалтерского учета неразрывно связаны с документаций и документированием.
Основоположники бухгалтерского учета Л. Пачели и Б. Котруль в своих трудах особое внимание уделяли вопросам ведения записей, ведь от этого зависит качество формируемой в результате учетной деятельности информации. Однако в наши дни требования к ведению таких записей в основном закреплены в различных нормативных документах, а частные вопросы организации ведения учета зависят от вида деятельности организации, ее масштабов, наличия соответствующих ресурсов и многих других факторов.
В России до недавнего времени традиционно в бухгалтерском учете предпочитали документы на бумажных носителях, однако в настоящее время все больше организаций переходит к работе с электронными документами.
Исследователи выделяют следующие особенности российской практики организации документооборота, в том числе связанного с ведением бухгалтерского учета:
- значительный период времени согласования, визирования, распределения документов и, следовательно, продолжительный срок движения документа от руководителя к исполнителю;
- сложные и трудоемкие процедуры регистрации документации;
- использование бумажных документов и их хранение;
- пренебрежение отраслевыми, хозяйственными и другими особенностями деятельности организации;
- отсутствие автоматизированной системы документооборота.
Данные особенности осуществления документооборота в организации существенно сказываются на эффективности ведения бухгалтерского учета и в первую очередь на затратах времени на выполнение профессиональными бухгалтерами элементарных операций, связанных с физическим перемещением бумажных документов. С другой стороны, отсутствие подтверждающего документа либо регистра, не смотря на понимание всех современных возможностей их фальсификации и подлога, является основанием для признания отраженной в бухгалтерском учете информации недостоверной, что влечет наложение соответствующих санкций контролирующими органами.
Исследования показали, что при ведении бухгалтерского учета на основе исключительно документов на бумажных носителях затраты времени на их поиск составляют до 30% рабочего времени бухгалтеров, около 5% документов теряется, создается до 20 дополнительных копий внутренних документов. Переход на электронный документооборот в бухгалтерском учете позволяет повысить производительность труду соответствующих работников практически на 20%.
Значительный прогресс в переходе к электронным формам документации достигнут в таком направлении как предоставление отчетности в государственные органы – практически в 100% случаев. В отношении применения электронных счетов-фактур данный показатель достиг только 4,4%.
Опасения, вызываемые возможностью перехода к ведению бухгалтерского учета на основе электронных документов, связаны в первую очередь с рисками искажения в них информации либо ее утерей. Специалисты в сфере бухгалтерского учета не имеют возможности и специальных знаний, необходимых для решения данного вопроса, однако в полной мере несут ответственность за достоверность отражаемых ими в учете данных и информации.
В числе причин, препятствующих повсеместному переходу организаций к практике ведения электронного документооборота также значатся сложности организации такого документооборота – необходимость специальной системы, регламентированного порядка, ответственных лиц за обеспечение функционирования и конфиденциальность информации.
Отсутствие документации естественным образом лишает смысла весь учетный процесс. Вопросы документооборота, а также повышения эффективности работы с первичными документами и бухгалтерскими регистрами – ключевые и заслуживают дополнительного внимания и вложения средств для их совершенствования.
