Автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников

Учет рабочего времени – трудоемкий процесс, который можно упростить с помощью автоматизированных систем учета, которые позволяют не только качественнее и эффективнее контролировать занятость, но и следить за эффективностью работы персонала. Такая информационная система может не только контролировать отработанное сотрудником время, но и учитывать больничные, отгулы, командировки, отпуск, исключить опоздания, простои и использование рабочего времени не по назначению.

Принцип действия автоматизированной системы учета рабочего времени предполагает:

• автоматизированное временное протоколирование;
• пространственную фиксацию;
• информационную оперативность: можно быстро донести информацию, причем персональную, до нужного сотрудника;
• сохранение базы данных [1].

Выделяют несколько принципов функционирования автоматизированных систем учета рабочего времени:

– видеонаблюдение. Суть метода учета состоит в установке оборудования, которое фиксирует изображения, и, дополнительно, звук в помещении. Таким образом, можно отслеживать, где находится в данный момент времени сотрудник, исполняет ли он свои должностные обязанности, явился на работу вовремя, когда покинул рабочее место и т.д. Кроме того, видеонаблюдение недорого в обслуживании и установке. Как правило, система видеонаблюдения устанавливается с такими целями, как обнаружение, различие и идентификация [2]. Однако у этого метода учета рабочего времени сотрудников есть и недостатки. Так, руководство не имеет возможности оценить продуктивность персонала. Такой метод не эффективен при большом количестве сотрудников, т.к. распознать каждого представляется очень сложным. Сотрудник, зная о местонахождении оборудования может сознательно находиться в «слепой зоне». Стоит добавить, что некоторых сотрудников ощущение слежения может сбивать с толку и с рабочего настроя. Но, как правило, сотрудники понимают необходимость таких мер и видеонаблюдение входит в привычку [3];

– биометрия. Технология предполагает использование биометрических показателей. Суть метода идентификации проста: сотрудник фиксирует момент своего входа и выхода с помощью биометрического идентификатора. Сегодня использует биометрию пальца, биометрию ладоней и вен, биометрию радужки глаза, голосовую биометрию и биометрические системы распознавания лиц [4]. Можно выделить следующие преимущества метода: собирается точный отчет о том, во сколько пришел и во сколько покинул рабочее место каждый сотрудник; невозможно проникновение посторонних лиц в рабочее пространство. Из недостатков указывают вероятность сбоев (недостаточный контакт пальца со сканером или обман с помощью муляжа), невозможность отслеживания эффективности использования рабочего времени сотрудником, трата дополнительного времени на идентификацию из-за скопления большого количества сотрудников у оборудования [5];

– «карточная» система. Этот метод схож с биометрической системой. Сотрудник также идентифицируется, фиксируется момент входа и выхода с рабочего пространства. Отличие состоит в том, что идентифицируется не биометрический показатель, а внешний. Обычно для идентификации используется карточка или браслет. К преимуществам системы относят также тот факт, что установка и обслуживание оборудования, считывающего карточки, значительно дешевле биометрического. Однако «карточная» система позволяет выполнить подмену гораздо легче, так как карточку можно подделать, украсть, передать другому человеку [6];

– программные системы. Некоторые компании, в которых сотрудники работают с персональными компьютерами весь рабочий день, используют этот метод, предполагающий фиксацию времени включения и выключения компьютера, а также сохранение в памяти «истории» пользователя. Помимо четкого определения временных интервалов занятости к преимуществам можно отнести возможность отслеживать эффективность использования рабочего времени сотрудником, поскольку система фиксирует, какие ресурсы использовал сотрудник и в какое время. Кроме того, такой не метод не требует дополнительных затрат на покупку и обслуживание оборудования. Однако у метода есть и свои недостатки. К ним относят ограниченную сферу применения: он неприменим для мобильного персонала, а также, если сотрудник обладает соответствующими умениями и навыками, он легко сможет сфальсифицировать данные [7];

– системы, отслеживающие позиционирование в реальном времени. Суть метода заключается не в фиксации входа и выхода сотрудника, а в определении его местоположения в заданный момент времени.

Обычно такие системы используют для контроля рабочего времени мобильных сотрудников, чьи служебные обязанности предполагают частое перемещение. Слежение за местонахождением осуществляется с помощью оборудования, например, GPS, которое может быть установлено на самом рабочем месте (например, на борту рабочего автомобиля), либо представлять собой трекер, который отслеживаемый сотрудник должен иметь всегда с собой [8].

К преимуществам использования такой автоматизированной системы относят: возможность наиболее точно проанализировать соотношение времени и пространственных перемещений персонала; возможность комбинирования с системой видеонаблюдения; сохранение данных контроля; высокую точность определения местоположения; возможность контроля рабочего времени большого количества сотрудников. Такая автоматизированная система не отвлекает персонал, как, например, видеонаблюдение или биометрическая система. Из недостатков выделяют высокую стоимость покупки и обслуживания оборудования; необходимость в частом обслуживании; невозможность быстро заменить или отремонтировать оборудование, если оно выйдет из строя [1].

Программное обеспечение снижает вероятность ошибок при подсчете времени человеком. Софт устанавливается на компьютер сотрудника и автоматически осуществляет подсчеты. По истечении определенного периода ответственное лицо должно только посмотреть созданный приложением отчет об использовании рабочего времени [9].

Одним из самых популярных программных средств учета рабочего времени считается Crocotime. Система показывает и переработки сотрудников, помогает руководителю оценить загруженность подчиненных как в онлайн, так и в офлайн режиме. Контроль не отвлекает и не раздражает персонал. Ответственных и дающих результат сотрудников контроль времени фактически не затрагивает. Но и организация не платит деньги за часы, просиженные без дела [10]. Данное программное обеспечение дает возможность интеграции с IP-телефонией. Также доступно сопряжение с календарями и контроллерами – аппаратами для фиксации входов и выходов. Принцип работы, следующий: программа сама создает табели для каждого сотрудника, в котором отображается его продуктивность. Так, руководитель видит, когда сотрудник отвлекался и не выполнял своих задач. Приложение позволяет вносить информацию вручную либо автоматизировать этот процесс. На диаграмме продуктивности сотрудников можно наблюдать, на какой временной интервал приходится самая высокая продуктивность (преимущественно до и после обеденного перерыва), когда сотрудники больше всего отвлекаются (после обеденного перерыва). Также видно, кто из сотрудников показал наибольшую продуктивность, кто больше всех отвлекался, кто больше всех переработал.

Другим распространенным программным средством считается Kickidler. От Crocotime он отличается возможностью отслеживать активность на мониторе с помощью прямой трансляции. Происходящее на экране также можно записывать. В набор инструментов программы входят мониторинг компьютеров в реальном времени, запись видео действий персонала, учет рабочего времени, анализ продуктивности, защита информации и удаленное управление персональным компьютером.

Помимо функций контроля и защиты информации, Kickidler может быть полезен для оптимизации коммуникаций внутри компании, логирования действий работников для дальнейшего анализа и работы над ошибками, а также для обучения новых специалистов [11]. Это обозначает, что руководство может установить в настройках ограничения (например, на определенные сайты и социальные сети), а также получать удаленный доступ к ПК сотрудника в любой момент. На диаграмме продуктивности сотрудников в Kickidler отражается по периодам наибольшая, средняя и наименьшая продуктивность, а также общая активность в данный период времени [13].

Программным обеспечением, на которое также стоит обратить внимание, является Time Doctor. Это система учета рабочего времени, позволяющая контролировать как свою собственную производительность и затраченное на выполнение задач время, так и контролировать своих подчиненных [14]. Программа позволяет контролировать сотрудника в Интернете, где бы он не находился в данный момент времени. Как и программы, описанные выше, Time Doctor составляет автоматически табель для каждого сотрудника и, при необходимости, может сформировать единый отчет по учету рабочего времени из нескольких. По диаграмме продуктивности сотрудников в Time Doctor легко проанализировать, сколько часов всего отработано, сколько отработано за компьютером и сколько времени проведено без выполнения служебных обязанностей [15].

Несомненно, каждое предприятие стремится рационализировать, совершенствовать существующие подходы к работе над внутренними процессами организации.

Сегодня руководители предприятий все чаще обращаются к использованию информационных технологий для упрощения и ускорения найма персонала, его обучения, адаптации, повышения квалификации, а также учета рабочего времени. Как показано в настоящей статье, системы учета рабочего времени отвечают всем необходимым критериям: фиксируют время приходов и уходов, нарушения, переработки и формируют общую картину по подразделениям, временным интервалам, конкретным сотрудникам.

Автор

С.В. Бегичева, канд. экон. наук, доцент; Уральский государственный экономический университет (Россия, г. Екатеринбург)

Библиографический список

1. Популярные системы контроля и учета рабочего времени сотрудников. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://assistentus.ru/sotrudniki/sistemy-kontrolya-i-uchetarabochego-vremeni/ (дата обращения: 10.09.2023).
2. Теренин А.А. Система видеонаблюдения для офиса / А.А. Теренин // Безопасность ведения бизнеса. – 2007. – №14. – С. 74.
3. Контроль работы сотрудников: наиболее эффективные методы. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://academy-of-capital.ru/blog/kontrol-raboty-sotrudnikov/ (дата обращения: 10.09.2023).
4. Колганов А. Биометрические системы для учета рабочего времени: что важно знать и принимать во внимание ритейлеру. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://retail-loyalty.org/news/biometricheskie-sistemy-dlya-ucheta-rabochego-vremeni-chtovazhno-znat-i-prinimat-vo-vnimanie-riteyl/ (дата обращения: 10.09.2023).
5. Современные методы биометрической идентификации картам. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.azone-it.ru/sovremennye-metody-biometricheskoyidentifikacii (дата обращения: 10.09.2023).
6. Система учета рабочего времени по картам. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://kaserenergo.by/sistema-ucheta-rabochego-vremeni-po-kartam/ .
7. Слежка за сотрудниками на рабочих местах. Как работодатели контролируют рабочие компьютеры подчиненных. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://employee-monitoring-software.ru/how-management-controls-employeeworkstations.html . (дата обращения: 10.09.2023).
8. Способы контроля прихода сотрудников. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://molotokrus.ru/sposoby-kontrolya-prihoda-sotrudnikov/ (дата обращения: 10.09.2023).
9. Учет рабочего времени сотрудников: что это такое, как правильно его вести и для чего это нужно – правила, способы и методы. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.cleverence.ru/articles/biznes/uchet-rabochego-vremeni-sotrudnikov-chto-eto-takoekak-pravilno-ego-vesti/ (дата обращения: 10.09.2023).
10. Система учёта рабочего времени сотрудников CrocoTime. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://vc.ru/tribuna/3875-crocotime (дата обращения: 10.09.2023).
11. Автоматический учет рабочего времени CrocoTime. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://crocotime.com/ru/ (дата обращения: 10.09.2023).
12. Обзор системы контроля сотрудников. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.ixbt.com/infopages/kickidler.html#n1 (дата обращения: 10.09.2023).
13. Система контроля и учета рабочего времени сотрудников. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.kickidler.com/ru/ (дата обращения: 10.09.2023).
14. Обзор TimeDoctor – простая и мощная система учета рабочего времени сотрудников. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.azoogle.ru/time-doctor-sistemaucheta-rabochego-vremeni/ (дата обращения: 10.09.2023).
15. Учет и контроль рабочего времени команд дистанционных сотрудников. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.timedoctor.com/ru/ (дата обращения: 10.09.2023).