Достижение поставленной цели в каждой организации малого бизнеса, предполагает совместную и слаженную работу всех сотрудников. При этом, каждый сотрудник выполняет свои функциональные обязанности. Задача руководителя (топ-менеджмента) организации заключается в правильном распределении задач среди сотрудников. Более того, руководителю следует определить самый оптимальный вариант по достижению необходимого результата, который зависит от распределения обязанностей среди сотрудников организации малого бизнеса.
Многие зарубежные исследователи полагают, что делегирование взаимосвязано с такими понятиями, как «полномочия» и «ответственность». Определяя само понятие «делегирование», они отмечают, что это «поручение кому-либо ответственности и полномочий для выполнения какой-либо задачи». Под делегированием полномочий понимают передачу функций руководителя сотруднику организации, с целью достичь эффективного и продуктивного применения имеющихся ресурсов организации. Процесс делегирования предполагает расширение возможностей сотрудника организации. Делегирование полномочий является важным инструментом управления, и при грамотном его использовании возможно увеличить производительность труда.
Согласно Л.Е. Басовскому, делегирование выступает в качестве средства по распределению задач между сотрудниками организации, которые необходимо выполнить ради достижения поставленной цели. Если руководитель организации самостоятельно берется за решение задачи, то очевидно, что по каким-то причинам, он не смог их передать сотрудникам своей организации. Такой встречается довольно часто в сфере малого бизнеса, так как весьма не просто передать полномочия своим сотрудникам. В некоторых случаях, время и способности руководителей организаций бывают ограничены, тогда приходится свои полномочия делегировать. Очевидно, что сам процесс делегирования и возможность передавать свои полномочия кому-то из сотрудников организации, и делают человека ее руководителем.
Согласно современным российским исследователям, делегирование представляет собой особый процесс, при котором руководитель организации передает часть своих полномочий сотрудникам, и в дальнейшем не вмешивается в их действия. Стоит отметить, что в принципе делегирования обозначено, что передача полномочий руководителем сотрудникам организации, предполагает также передачу прав и ответственности.
По мнению В.Х. Гербера, целью делегирования полномочий – является эффективность трудовой деятельности самого руководителя, а также оптимизация деятельности всей организации. Этот процесс децентрализует управление, и может быть осуществлен только тогда, когда сотрудник готов принять на себя ответственность и делиться всей информацией с руководителем. Важно отметить, что даже после делегирования полномочий руководителем своему подчиненному, ответственность с него не снимается.
Очевидно, что делегирование полномочий больше характеризуется как управленческое понятие. Однако, стоит заметить, что в этом понятии присутствуют также психологические характеристики, к примеру, мотивированность, принятие ответственности на себя, готовность делиться информацией с руководителем организации. Эффективность процесса делегирования зависит от организационных полномочий и ответственности.
Следует пояснить, что быть ответственным для сотрудника организации – значит быть в ответе за результат, а также решать все поставленные задачи в соответствии с занимаемой должностью. Для руководителя организации, быть ответственным – значит отвечать за постановку задач и за деятельность персонала. Очень важно, чтобы руководитель организации не допускал «размывки» ответственности при делегировании полномочий своим сотрудникам. Стоит подчеркнуть, что в отличие от полномочий, ответственность нельзя делегировать.
По сути, делегирование означает передачу полномочий от высшего уровня (руководство) к низшему уровню (сотрудники). Хотя на практике этот процесс предполагает не только саму передачу полномочий, но и их принятие сотрудниками.
Существуют исследования, в которых представлена поэтапность процесса делегирования полномочий. То есть, сначала руководитель поручает сотруднику определенное задание, затем предоставляет необходимые полномочия и ресурсы для выполнения этого задания. И, наконец, происходит формулируются обязательства сотрудника для выполнения порученного задания.
Согласно Е.Ю. Давыдовой и Н.К. Чернышовой, делегирование полномочий, можно представить в следующей последовательности: выбор сотрудника, обучение, демонстрация, инструктаж, стимулирование работы, наблюдение, корректировка, совместное обсуждение хода деятельности, совместное обсуждение полученного результата, дальнейшая работа над совершенствованием рабочего процесса. Другой исследователь – А.А. Сукоркин, предлагает более упрощенную последовательность процесса делегирования полномочий, которая содержит всего 6 этапов: подготовка сотрудника, его назначение, подтверждение взаимопонимания между руководителем и сотрудником, обязательство, избежание «обратного делегирования», отчет о проделанной работе. Он полагает, что такая последовательность является наиболее оптимальной и продуктивной при решении поставленных задач.
Существуют также и принципы делегирования, которые необходимо соблюдать на практике для результативности организации и успешного управления. Исследователи подчеркивают важность соблюдения принципов делегирования, полагая, что они делают делегирование эффективным, а процесс управления успешным. Основополагающими принципами делегирования полномочий являются:
- принцип делегирования на основе ожидаемых результатов;
- принцип функциональной дефиниции;
- принцип уровня полномочий;
- принцип единогласия;
- принцип безусловной ответственности;
- принцип соответствия полномочий ответственности.
Помимо принципов делегирования, в научной литературе принято выделять и модели делегирования полномочий. Структура модели зависит от объема делегирования. Выделяются такие модели делегирования полномочий, как: «модель полного делегирования», «модель ограниченного делегирования», «модель нулевого делегирования» и «модель делегирования наоборот».
«Модель полного делегирования» предполагает, что сотруднику организации передаются как обязанности, так и ответственность за выполнение задания. Согласно «модели ограниченного делегирования», сотруднику организации передаются обязанности и только часть ответственности, другая часть возлагается на руководителя организации. «Модель нулевого делегирования» предполагает, что сотруднику организации передаются только обязанности, и он несет никакой ответственности за результативность. Наконец, «модель делегирования наоборот», заключается в том, что если сотрудник получает задание, то его исполнение передается руководителю организации. Очевидно, что модели делегирования позволяют сотруднику организации совмещать такие характеристики, как самостоятельность, инициативность, контроль и прозрачность принятия решений.
Чтобы диагностировать состояние системы делегирования полномочий, и иметь представление о существующих проблемах в этой области, принято применять разные методики. В малых формах организации бизнеса характерной является работа, основанная на административных и командных методах, которые имеют негативные последствия. Наиболее значимыми из них являются:
- неэффективная деятельность маркетинга и отсутствие налаженного контакта с клиентами;
- отсутствие контроля качества и соответствия современным требованиям;
- медленная скорость обновления продукции;
- слабая инновационная активность;
- низкий доход;
- отсутствие стратегических целей.
В малых формах организации бизнеса очень важно грамотно делегировать полномочия, так как от этого зависит развитие и результативность организаций. В современных условиях, у многих организаций малого бизнеса существует проблемы в делегирования полномочий, которые связаны с нежеланием и неумением руководителя организации делегировать полномочия своим сотрудникам. Кроме того, многие руководители организаций малого бизнеса, сталкиваются с проблемой нехватки квалифицированных и ответственных сотрудников, которым можно смело делегировать свои полномочия. Согласно В.Х. Герберу: «… у руководителя должна быть возможность делегировать полномочия, то есть он должен иметь людей, способных принять полномочия и взять на себя ответственность».
Для обеспечения полного взаимопонимания между руководителем и сотрудниками организаций малых форм организации бизнеса, необходимо как следует информировать сотрудника о задачах, которые необходимо решить, и целях, которые нужно достигнуть. Очень важно доходчиво все объяснить сотруднику и убедиться в том, что он все понял. По мнению В.А. Иркабаевой: «Предоставление полной информации является одним из принципов эффективной коммуникации, поэтому не стоит игнорировать его и при делегировании полномочий».
Таким образом, стоит отметить, что для обеспечения качественного исполнения сотрудником делегированных ему поручений, руководителю необходимо контролировать этот процесс. Руководитель должен постараться грамотно делегировать полномочия, рассчитав свои ресурсы, силы и время на исполнение. Отталкиваясь от рода деятельности организации малого бизнеса, следует направлять сотрудников в выполнении заданий, так как от этого зависит эффективность исполнения. Однако, не стоит проявлять чрезмерный надзор, это сказывается на эффективности выполнения заданий. Но и его полное отсутствие также нежелательно, так как существует вероятность расхождения цели сотрудника с целями самой организации.
При распределении полномочий руководителю следует исходить из уровня компетенций сотрудника и его личностных характеристик, которые имеют непосредственное отношение к делегируемым полномочиям. Кроме того, необходимо знать о том, какой уровень сложности и важности представляет сама задача, которую руководитель делегирует сотруднику. Наиболее простые задания, можно делегировать сотрудникам, которые раньше не сталкивались с подобным, это позволит организации увеличить количество сотрудников организации с необходимыми компетенциями, и в будущем, руководитель может дать сотруднику задание посложнее.
Залогом эффективной и продуктивной деятельности малых форм организации бизнеса считается исполнение заданий в срок. Для этого, руководитель может при делегировании полномочий привлекать сотрудников в разработке целей всей организации или предприятия. Совместная деятельность только укрепит желание сотрудника заниматься порученным заданием и будет мотивировать его, так как он будет чувствовать себя важным элементом всего процесса. Каждая организация малого бизнеса должна изначально определиться в стратегии развития, иметь цели и представление о способах их достижения. В этом случае, будет проще обсуждать все с сотрудниками и приобщать их к совместной деятельности.
В заключении отметим, что успех развития малых форм организации бизнеса, зачастую зависит грамотного делегирования полномочий. Стоит руководствоваться не только собственным опытом, но и учитывать основные принципы менеджмента.
После проведенного анализа, можно сформулировать критерии эффективности системы делегирования полномочий. К ним относятся: равномерность распределения обязанностей; налаженный контакт руководителя с сотрудниками организации; поддержка инициативы сотрудников; поддержание всех необходимых условий для деятельности организации и централизованное управление.
Очевидно, что делегирование полномочий повышает эффективность управления, а также способствует развитию персонала, формируя у них креативный и ответственный подход к трудовой деятельности в организации. Стоит ли делегировать полномочия или нет, решать руководителю организации, который должен учесть как выгоду, так и риски. В современных условиях конкуренции и сложившейся ситуации на рынке труда, данная проблема очень актуальна в сфере малых форм организации бизнеса. Распределять функции между сотрудниками организации весьма непростая задача для руководителя. Однако, нет сомнений в том, что при успешной практике делегирования полномочий, когда руководитель ясно и отчетливо представляет намеченную цель, знает способности своего персонала и грамотно распределяет задачи, организации малого бизнеса могут рассчитывать на успех.
