Дедлайн (от англ. deadline — «крайняя черта») — крайний срок выполнения задачи или работы, определённый момент времени, к которому должна быть достигнута цель или задача. По истечении этого времени элемент можно считать просроченным.
Дедлайн (ударение на «а») это крайний срок сдачи работы заказчику, а в более широком смысле — час X, то есть время наступления важного события или истечения срока какого-либо ультиматума.
Дедлайн напрямую влияет на состояние дел и планы человека. Умение уложиться в срок — важный навык, реализация которого предполагает дисциплинированность и решимость.
Кристофер Кокс в книге «Эффект дедлайна. 9 способов эффективно управлять временными рамками» отмечает, что у древних греков было слово, приближенное к сути дедлайна. Слово «хронос», обозначающее время, выполняло функцию напоминания о конечности существования, течении времени, которое ведет человека от рождения к смерти. Для обозначения времени использовали слово «кайрос», которое относится к благоприятному моменту принятия решений и действий. И это ближе по смыслу к термину «дедлайн».
Что такое дедлайн? Дедлайн — это крайний срок, к которому следует выполнить поставленную задачу. Например, заключить договор с клиентом, завершить проект по работе, написать дипломную работу.
Дедлайн назначается из благих побуждений. Понятно, что любая работа должна планироваться, что жесткие сроки должны стимулировать исполнителей на более интенсивную работу. Все это верно, но только в том случае, если сроки выбраны правильно. Если же нет, то эффект может быть обратным.
Вот почему в любом проекте так велика роль проект-менеджера. Он должен уметь реально оценивать объемы работ и сроки, потребные для их выполнения. Разбивая работу на этапы, он назначает исполнителям промежуточные дедлайны, строго контролируя их соблюдение, не давая исполнителям расслабляться.
Зачем нужен дедлайн
Основная задача крайних сроков – помогать достигать целей. Это не значит, что любой дедлайн обязательно сработает. Важно также уметь и правильно установить его. Но пока что давайте сосредоточимся на том, почему наличие дедлайнов так сильно влияет на вашу успешность.
- Ощущение срочности. Одна из самых мощных функций дедлайнов – это ощущение срочности. Не зная, когда вам нужно сдавать проект, вы скорее всего будете постоянно откладывать дела на потом.
Вот почему для достижения цели чрезвычайно важно иметь чувство безотлагательности. Это дает вам четкое представление о том, сколько времени вам нужно будет для выполнения определенного объема работы, чтобы стать на шаг ближе к цели.
Ведь на самом деле, цели без дедлайна – это не цели, а скорее просто желания.
- Точные сроки позволяют планировать. Невозможно составить какой–либо график, не определив точные (или хотя бы примерные) временные рамки. Дедлайн определяет вашу стратегию и план в целом.
Представьте, что вы хотите начать свой бизнес и заработать первый миллион, но не устанавливаете никакие сроки на реализацию этой цели. Скорее всего, в результате такого подхода, вы просто не будете торопиться и потратите гораздо больше времени, чем могли бы. Что в свою очередь определенно повлияет на мотивацию и эффективность.
- Вырабатывается чувство ответственности. Дедлайн как бы напоминает, что у вас есть ограниченное количество времени, и никто не будет выполнять задачу за вас. В таких условиях, нравится вам это или нет, вырабатывается чувство ответственности. Оно держится на страхе подвести команду или страхе последствий невыполнения. Однако, это не всегда плохо. Делать все вовремя – это полезный навык, даже несмотря на то, что выработать его не так просто.
- Это отличный мотиватор. Прошлый пункт, возможно, выглядит достаточно пугающе. Однако дедлайны не только воспитывают в нас чувство ответственности, но также и мотивируют работать усерднее.
Если вы заинтересованы в достижении целей, то придерживаться плана и делать все возможное для воплощения его в жизнь – будет проще.
- Помогают расставить приоритеты. Наконец, они могут помочь вам расставить приоритеты. Очень просто запутаться, если у вас много дел. В такой ситуации приходится решать, какая задача является более трудной, а значит требует больше времени и сил. Определив это, установите дедлайн, выполните ее, а затем аналогичным образом переходите к следующей.
Так вы сможете избежать путаницы и разобраться со всеми обязанностями вовремя.
- Четкие сроки = увеличение доходов. В каждой компании существует план развития, дорожная карта проектов и множество других графиков, позволяющих всему коллективу работать сообща. Такие графики невозможны без дедлайнов, как, собственно говоря, и дедлайны невозможны без планирования.
Другими словами, наличие крайних сроков сдачи позволяет руководству максимально полезно и эффективно использовать ресурсы компании.
Где используют дедлайн
Термин «дедлайн» используется практически во всех сферах деятельности. Даже в личном списке целей указывают дедлайны, ведь без крайнего срока — это мечта. Где используется:
- В рекламе для четкого обозначения срока действия акционного предложения. Это заставляет клиента принять решение о покупке.
- В сфере управления проектами дедлайн позволяет эффективно организовать работу команды. Дедлайн расписывается для промежуточных задач, разработки, программного обеспечения и окончательной даты сдачи.
- Среди журналистов, когда определенный материал (статья) для издания должен быть сдан до установленной даты и времени.
- В бизнесе дедлайн помогает разбить большую задачу на небольшие подзадачи с предполагаемым контролем руководства.
- В спорте дедлайн применяют, когда игроку необходимо перейти по контракту в другой футбольный клуб.
Виды дедлайнов
Существует несколько видов крайних сроков:
- Жесткий и мягкий дедлайн. Жесткий (фиксированный) срок не может быть изменен, тогда как мягкий (гибкий) изменяется.
- Абсолютный и относительный дедлайн. Абсолютный срок — это тот, когда нет смысла выполнять задачу, когда срок прошел. В случае с относительным дедлайном остается ценность завершения задачи после того, как крайний срок для нее прошел.
- Установленный другими (внешний) и самостоятельно установленный (внутренний) дедлайн.
Дедлайн напрямую зависит от времени, он основан на определенном моменте, например дате. Он может быть основан на других критериях. Например, у компании может быть крайний срок для запуска нового продукта после того, как ее конкурент запустит аналогичный продукт.
Преимущества и недостатки дедлайнов в работе
Плюсы
- Наличие границ проекта и повышение вероятности своевременного завершения заказа.
- Стимулирование трудовой деятельности и повышение производительности. Стремление достичь цели стимулирует работать усерднее.
- Корректное распределение рабочего времени.
- Планирование и постановка будущих задач по проекту. Например, от сроков готовности сайта зависит начало его продвижения, размещение контента, рекламы.
- Координация работы в команде.
- Мотивация двигаться вперед. Дедлайн выводит из зоны комфорта, вынуждает концентрироваться на работе, делать ее качественно и эффективно.
Минусы
- Стресс из-за жестких рамок. По мере приближения отчетной границы напряженность усиливается.
- Проблемы из-за несоблюдения сроков. Недовольство начальства, конфликты с заказчиками, финансовые и репутационные потери.
- Некорректное определение сроков. Далекая дата расслабляет и заставляет откладывать на потом, а близкая приводит к стрессу.
- Снижение качества работы. Иногда, чтобы выполнить задачу вовремя, нужно сокращать время тестирования, пропускать этапы работ, упрощать продукт.
- Несовместимость со стремлением сделать все идеально. В противном случае сроки будут сорваны.
Почему дедлайны важны в жизни человека
Почему важен дедлайн? Вот несколько причин, почему сроки важны:
- Помогают расставить приоритеты. Учитывая, что время ограничено и есть множество способов его потратить, решение о том, что важнее всего, и установление сроков помогут лучше использовать его. Расстановка приоритетов помогает сосредоточиться на задачах, которые приведут к максимальным результатам.
- Заставляют четко определить цели. Это способствует обдумыванию всех шагов, которые нужно предпринять для выполнения задачи, и сколько времени потребуется для их выполнения.
- Мотивируют на достижение целей. Четко установленная дата выполнения задачи мотивирует сделать ее вовремя. Если крайний срок не установлен, отсутствует стимул выполнять задачу. Тогда она занимает больше времени.
- Повышают креативность. Люди более склонны к творчеству, когда их к этому вынуждают обстоятельства, а это означает, что четко установленный срок поможет человеку или команде полностью раскрыть свой творческий потенциал.
- Способствуют выполнению обещаний. Установление сроков и соблюдение их позволит избежать обещаний, которые не сможете выполнить.
- Исключают перфекционизм. При отсутствии сроков некоторые люди тратят слишком много времени, сосредотачиваясь на одном или нескольких аспектах задачи. Хотя поддержание высоких стандартов важно, установление сроков помогает избежать чрезмерного анализа.
Также установление и соблюдение дедлайнов повышает моральный дух исполнителя и всей команды. Знание того, что можете составить четкое расписание для нерешенных задач и выполнить их в установленные сроки, способствует повышению уверенности и самооценки.
Как выполнить задачу в срок
Чтобы успеть в установленные рамки, нужно соблюдать ряд простых правил. Это касается не только непосредственных исполнителей задачи, но и ее постановщиков.
Установить реальные сроки. Перед обозначением дедлайна нужно проанализировать трудозатраты, которые понадобятся для достижения цели. При этом опираться на предыдущий опыт не всегда релевантно. Нужно учитывать текущую ситуацию с загруженностью участников проекта, сложность каждой конкретной задачи. Стоит сделать запас времени на случай форс-мажоров, оставить время для проверки внутри команды. В итоге срок дедлайна необходимо обсудить с командой и, только получив общее одобрение, зафиксировать.
Разделить работу на несколько этапов. Это необходимо для отслеживания скорости работы и контроля возникающих сложностей. Для каждого этапа желательно проставить мини-дедлайны. При таком способе контроля можно заметить ошибки вовремя и оперативно скорректировать всю работу.
Установить постоянный контакт с командой. Это совет в первую очередь для руководителей подразделений. Внутри команды постоянно происходит общение, но не всегда обратная связь о проекте попадает к руководителю. Рекомендуется устраивать контрольные встречи для наблюдения за выполнением задачи, отмечать сложности, совместно искать решения по их преодолению. Стоит общаться также и с каждым участником по отдельности: возможно, у кого-то возникают определенные трудности, и тогда стоит искать способ их решить.
Найти баланс между загруженностью и отдыхом. Постоянно держать себя в рабочем тонусе опасно выгоранием. В идеале сложные задачи должны перемежаться простыми. Это должны чувствовать и работники, непосредственно занятые реализацией проекта, и их руководители. Задачи нужно равномерно распределять между всеми членами команды. Этот совет больше касается руководителей. Сами исполнители должны чувствовать предел своих возможностей и стараться не выходить за него.
