Деловое совещание – деловое общение сотрудников с целью принятия решений или обсуждения производственных целей и задач организации. Деловые встречи обычно проводятся лично в офисе, однако с появлением технологий видеоконференцсвязи участники могут присоединиться к деловому совещанию из любого места.
Деловое совещание является актуальной формой обсуждения деловых вопросов, которые проводятся до нескольких совещаний в день. В большинстве случаев совещание должно состояться, когда обсуждаемый вопрос не может быть должным образом сообщен по телефону или по электронной почте и требует личного общения с одним или несколькими сотрудниками.
Совещание рассматривается эффективным при соблюдении следующих условий:
- цели совещания достигнуты;
- рассмотрена вся повестка дня;
- запланированная продолжительность не превышена;
- принятые решения доведены до исполнителей;
- исполнители поняли и приняли, как выполнять решения .
В большинстве встреч (и при их подготовке) акцент делается на содержании и гораздо меньше на методе или форме взаимодействия. Однако, однако, форма взаимодействия важна как для принятия продуктивного решения на совещании, так и для профилактики деструктивного конфликтного взаимодействия участников совещания.
Выбор типа совещания зависит от целей, которые предполагает достичь руководитель в результате проведения совещания.
Для обобщения результатов деятельности организации за определенный период времени подойдет традиционное совещание. Этот вид совещания возможно использовать при планировании деятельности организации, поскольку планирование – процесс трудоемкий, затрачивается много времени для принятия какого-либо решения, обмена информацией, обсуждения актуальных вопросов.
Для информирования сотрудников о ходе реализации принятых решений подходит совещание – инструктаж (предоставить полную информацию о принятых решениях, их мотивации, способах их реализации, роли сотрудников по ходу реализации, ответы на возникающие вопросы). Наиболее частыми являются оперативные совещания. Оперативное совещание — краткое (10-15 мин.) совещание по вопросам текущих дел, работы
Если цель состоит в том, чтобы выяснить и обобщить мнения сотрудников, следует выбрать вид консультационной сессии. Этот тип встречи руководства с сотрудниками полезен для планирования. Руководители должны иметь возможность «разговаривать» с участниками и получать от них как можно больше информации. Все высказанные мнения будут записаны.
Мозговой штурм может быть реализован на традиционном производственном совещании (нельзя допускать, чтобы тенденция совещаний превращалась в разговоры обо всем).
На сегодняшний день в практики управления и менеджмента организации появились новые форматы совещаний, которые помогают более эффективно принимать решения и решать проблемы в ходе обсуждения.
Рассмотрим некоторые из них:
- Хакатон.
Хакатон – это встреча разработчиков программного обеспечения и вебсайтов для работы над общими проектами. В настоящее время он также используется для творческого решения проблем, которые по определению не связаны с программным обеспечением, например, маркетинговые проблемы или конкретные проблемы в HR. Некоторые даже называют это новым мозговым штурмом. Большая разница с мозговым штурмом заключается в том, что идеи не только генерируются, но и дорабатываются с использованием программного кода и прототипов оборудования, продуктов или услуг.
Другими словами, идеи становятся осязаемыми, благодаря чему их можно быстро проверить на предмет их потенциала. Хакатон обычно длится от дня до недели.
- Открытое пространство (Open Space).
Технология Open Space – это достаточно новый формат для больших групп, используемый во всем мире. Этот метод очень эффективен при работе с группами от 10 до 1000 человек.
Это похоже на собрание с самоуправлением, без заранее определенной повестки дня, в которой повестка дня создается во время собрания на основе вклада участников. Это техника совместного творчества для больших групп. Таким образом можно работать с большим количеством людей в течение короткого периода времени по определенной теме. Харрисон Оуэн, основатель этого метода, пришел к этой идее после конференции, участники которой согласились, что лучшая часть – это кофе-брейк. В перерывах обсуждались по-настоящему важные темы, причем часто с гораздо большим энтузиазмом, чем во время официальной программы.
- Аквариум.
Это очень эффективная методология структурирования дебатов или дискуссий. Небольшая группа участников образует круг, вокруг которого займут место другие участники. Круг похож на естественный «аквариум», куда другие участники смотрят и слушают, не мешая. Через некоторое время они могут сами войти в аквариум, заменив кого-то другого, и тем самым внести свои идеи в обсуждение.
- Всемирное кафе.
Это творческий процесс для осуществления хорошего диалога и обмена знаниями по заданной теме.
Участники делятся на небольшие группы от 4 до 6 человек, чтобы обсудить тему за «барными столами». Состав группы меняется, потому что через короткий промежуток времени все переходят за другие столы. Один человек всегда остается за столом в качестве хозяина и тем самым обеспечивает быстрый и четкий обмен знаниями.
Эту технику можно использовать в больших группах, чтобы вовлечь сотрудников организации в размышления о видении организации или отдела (мировой рекорд составляет 10 000 участников, что доказывает, что эта техника совместного творчества работает для очень больших групп).
- Печа Куча.
Печа Куча в переводе с японского означает «светская беседа». Ночь Печа Куча — это мероприятие, в ходе которого участники представляют слайд-шоу из 20 фотографий за 6 минут 40 секунд. Поэтому каждое изображение показывается ровно 20 секунд. Эти критерии заставляют участников быть творческими и очень точными.
Он используется для представления идей, даже если для содержания встречи нет границ. Эти мероприятия «Печа Куча» организуются по всему миру, и вполне возможно организовать их в рамках вашей собственной организации. Иногда люди утверждают, что вероятность успеха обычных презентаций составляет 20%, а для Печа Куча — 80%. Одна из важнейших причин заключается в том, что ведущие вынуждены тщательно готовиться к выступлению, чтоб уложиться в хронометраж.
- Быстрые демонстрации.
Это работает как быстрое свидание или быстрое общение в сети. Разница в том, что речь идет не о продаже себя или своего бизнеса, а о подаче идеи. Кувшины разбросаны по комнате, и каждый раз, когда звенит звонок, вокруг нового кувшина собираются от 4 до 7 участников. Каждые 5 минут зрители переходят на новый кувшин и так на целый час. Помимо прочего, это хорошая пробная версия для презентаций руководству.
- Хаддл.
Хаддл происходит из спорта и представляет собой действие, в ходе которого команда собирается в тесном кругу, чтобы кратко обсудить стратегию, мотивировать друг друга и, в промежутке, отпраздновать успехи. Этот подход к настоящему времени распространился на организации с целью улучшения сотрудничества и более тесного контроля.
Важно отметить, что в рассмотренных видах проведения деловых совещаний исключается возможность возникновения конфликтных ситуаций. Само по себе понятие «конфликтная ситуация» включает в себя с точки зрения организации деятельности в компании – нарушение привычного порядка рабочего процесса под влиянием внешних проявлений негативных эмоций.
Данные виды проведения деловых совещаний способствуют поддержанию открытого диалога, обмен мнениями, возможно даже проявлению дискуссионного характера встречи.
Новый формат совещаний позволяет увеличить коэффициент полезного действия сотрудников, делает возможным обучение на основе практики обмена опытом. Большинство сотрудников обладает потенциалом и индивидуальным профессиональным опытом. Деловые совещание являются важным фактором рабочего климата в коллективе, формирующим, в том числе и профессиональное, инновационное сознание сотрудников, профиль их организационного поведения. Грамотно организованное и проведенное деловое совещание служит средством формирования позитивной мотивации сотрудников и профилактикой организационных конфликтов.
