Учет труда и заработной платы занимает одно из центральных мест во всей системе учета на предприятии, поэтому и аудит расчётов с персоналом по оплате труда также является актуальным. Заработная плата – основной источник дохода рабочих и служащих, с ее помощью осуществляется контроль за мерой труда и потребления. В настоящее время законодательство непрерывно совершенствуется, появляются новые документы и инструкции, имеющие отношение к расчетам по оплате труда на предприятиях, что приводит к усложнению расчетов, увеличению их трудоемкости, необходимости контроля расчетов как внутри предприятий и организаций, так и при проведении аудиторских проверок.
Основной путь решения проблем при проверке этого раздела учета — это выработка и постоянное совершенствование алгоритма проведения аудита операций по оплате труда и расчетам с персоналом предприятия. При этом задача состоит в том, чтобы разработать необходимые конкретные процедуры и дать подробное описание порядка их проведения.
Аудит проводится с целью выявления соответствия заполнения документов и правильности начисления заработной платы согласно нормативным документам организации. При проведении проверки на данном участке работы бухгалтерской службы перед аудиторами поставлены следующие задачи:
- проведение проверки правильности отражения в регистрах бухгалтерского учета операций по учету расчетов по заработной плате;
- проверка соответствия выполненных операций действующему законодательству;
- проверка соответствия данных аналитического и синтетического учета по счетам учета расчетов по оплате труда с персоналом;
- проверка правильности и достоверности расчетов по начислению заработной платы и удержанию из нее;
- проверка правильности отражения данных в бухгалтерской отчетности по данным бухгалтерского учета.
Аудиторскую проверку по расчетам по заработной плате можно представить последовательным действием, состоящим из трех этапов: ознакомительного, основного и заключительного.
Ознакомительный этап представляет собой работу с документами, регламентирующими трудовые отношения работодателя с сотрудниками. Одним из первых аудиторы проверяют коллективный договор на предмет соответствия действующему законодательству.
Далее акцентируется внимание на трудовой договор, правильность его заполнения, в том числе реквизиты работодателя и сотрудника, его должность и режим работы.
С целью проверки всех сопутствующих документов, на ознакомительном этапе аудита также проводится контроль точного заполнения договоров гражданско-правового характера. Такого рода договоры заключаются с физическими лицами, оказывающими услуги, без предоставления им каких-либо социальных льгот. Все договоры должны проверяться на предмет правильного оформления обеими сторонами, то есть обязательным пунктом должны быть проставлены подписи сторон и проставлена печать работодателя.
После завершения ознакомительного этапа аудита наступает основной этап. На данном этапе инспектируются приказы по движению личного состава, в том числе на прием (форма №Т-1), перевод (форма №Т-5), на предоставление ежегодного отпуска (форма №Т-6), на прекращение трудовых отношений (форма №Т-8).
С целью проверки правильности начисления заработной платы по договору гражданско-правового характера аудиторами инспектируются все сопроводительные документы, подтверждающие условие выполнения договора. К таким документам относятся сметы, акт выполненных работ, корректирующие документы.
После проведения проверки документов, подтверждающих трудовые отношения, аудиторам следует сопоставить данные аналитического и синтетического учета. Для аудита на проводимом этапе проверки анализируется сальдо по счету «Расчеты с персоналом по оплате труда» в Главной книге с балансом организации и с данными Расчетно-платежной ведомости.
Далее проверяется точность расчетов, проводимых работниками бухгалтерии. Рассматриваются данные расчетно-платежных ведомостей. Проверяется соответствие начислений согласно отработанному времени. Также проводится анализ точности применения окладов, утвержденных руководителем.
После всех проведенных действий проводится выборочная проверка точности начислений дополнительных выплат, утвержденных приказом руководителя организации. Данные выплаты должны быть обоснованными, к ним относятся: выплата отпускного пособия, пособия по временной нетрудоспособности, премии, материальная помощь.
Важным моментом при проведении аудита является выборочная проверка правильности исчисления сумм удержаний из заработной платы, в том числе соблюдение сроков проведения бухгалтерских операций. Инспектируется точное заполнение бухгалтерских записей.
На заключительном этапе аудиторской проверки проводится анализ всех собранных материалов и подготавливается заключение в отношении проверяемого лица. Для обеспечения наилучшей результативности работы аудитора нужно совмещать ее с финансовым контролем, который базируется на применении новейших средств, программного комплекса и преобразовании на ЭВМ учетно-экономической информации. Оно заключается в компьютеризированных средствах труда и различных информационных технологиях, и требует новейшей информационной среды – совокупности электронно-вычислительных машин, систем компьютерных коммуникаций, программных комплексов, а также различных баз данных.
Имеющиеся в настоящее время аудиторские программы можно поделить на три категории, такие как: справочно-информационные программы, не претендующие на полноценную автоматизацию («Ассистент аудитора»); во-вторых программы автоматизирующие непосредственно саму процедуру аудиторской проверки («ЭкспрессА-удит: ПРОФ», «Аудит Мастер», «Помощник аудитора»); в-третьих программы, включающие всю деятельность аудиторской фирмы (система АuditNET, IT Audit: Аудитор). Если говорить об автоматизации аудита расчетов с работниками по оплате труда, то столь узкий вопрос в рамках всей процедуры аудита может быть решен как формированием отдельного программного продукта по контролю правильности и точности начисления заработной платы и удержаний из нее, либо данный программный продукт может быть составляющей частью одной из программ для автоматического преобразования всего процесса аудита от начального вплоть до завершающего этапа.
Применение нынешних современных технологий не только на ограниченном участке контроля расчетов по оплате труда, но и других, дает возможность сократить угрозу ошибки, способствовать объективности проверки, сократить время контроля, и соответственно, уменьшить затраты.
С целью аргументированной формулировки собственного мнения о точности и правильности ведения операций по расчетам с сотрудниками и их правдивости аудитор обязан приобрести достаточные для этого различные аудиторские доказательства. Аудиторы, позволяющие обнаружить спорные моменты и приводящие систему оплаты труда организации в полное соответствие с трудовым и налоговым законодательством, становятся главными помощниками менеджмента. Понижение рисков при проверках контролирующими органами и возможность избежать различных конфликтных ситуаций с сотрудниками позволят сделать кадровый аудит и аудит оплаты труда одним из основных инструментов для качественного и эффективного управления предприятием.
