Возможности информационных систем управления проектами

В настоящее время проектное управление получает все большее распространение и признание со стороны компаний в самых разных сферах деятельности. В современных экономических условиях проектное управление превратилось в эффективный механизм обеспечения конкурентоспособности и прибыльности компаний за счет возможности целенаправленно управлять изменениями и инновациями, избегать рисков, вовлекать персонал в разнообразные инициативы.

Активное внедрение элементов проектного управления в практику управления компаний вызывает интерес к изучению функционала информационных систем управления проектами. Особенное значение данный вопрос приобретает в ситуации экономических и технологических санкций со стороны зарубежных компаний, которые привели к необходимости замены привычных информационных систем на отечественные аналоги. Целью публикации является представление результатов анализа отечественных информационных систем управления проектами. В задачи работы входили: — описание тенденций проектного управления в российских условиях, выявление преимуществ и особенностей систем проектного управления; — систематизация информации об отечественных информационных системах проектного управления, анализ их функционала; — определение особенностей информационных систем проектного управления на современном этапе.

В настоящее время применение проектной методологии к управлению компаниями получает все большее распространение. Проекты становятся движущей силой и приоритетной формой управления изменениями не только в традиционных отраслях, таких как IT, НИОКР, строительство, энергетика, но в социальной, культурной, образовательной сферах [1]. Развитые системы проектного управления позволяет компаниям уменьшать непроизводственные потери на 15-20%, а также снижать риски и экономить от 15 до 30% времени [12].

За рубежом проектный менеджмент еще с 60-х годов двадцатого века сформировался в отдельный вид профессиональной деятельности, заменивший традиционные методы процессно-ориентированного управления. Это обусловлено тем, что проектное управление предлагает использование более гибких инструментов воздействия на объект управления и позволяет более эффективно достигать поставленных целей за счет:

• четкой постановки целей, связи их с конечными результатами и работами проекта при заранее известном уровне риска;
• назначения центров ответственности как за проект целиком, так и за отдельные этапы и работы;
• создания взаимосвязанных и обоснованных планов работы и критериев их оценки;
• создания систем контроля и отслеживания результатов на каждом этапе проекта;
• использования проектных команд и управления их взаимодействием и развитием [3, 4, 9].

В условиях VUKA-мира, структурных сдвигов в экономике и развития удаленной занятости актуальность проектного управления для компаний значительно возросла. В отчете «Pulse of the Profession» за 2019 год института управления проектами PMI, указывается, что только 61% компаний, применяющих системы проектного менеджмента, завершают свои проекты в срок. При этом 41% компаний сообщают об эффективной работе без использования проектного подхода [13]. Среди отечественных компаний 65 % компаний малого и среднего бизнеса имеют проектный офис или его аналог [6]. Можно указать, что на современном этапе развития управленческой практики проектное управление может быть охарактеризовано следующими взаимосвязанными чертами:

• усложнение типовых проектов из-за повсеместной цифровизации;
• увеличение количества проектных направлений в компаниях не менее чем на 20% за последние пять лет;
• изменение требований клиентов для получения больших конкурентных преимуществ за меньшую стоимость;
• сокращение бюджетов проектов за последние 2 года;
• расширение штата и функционала участников проектов [6, с. 75].

Традиционные системы проектного управления в компаниях базируются на методологиях школ управления проектами: PMI, IPMA и др. Однако одной из важнейших тенденций проектного управления на современном этапе выступает развитие гибких инструментов управления проектами (Agile, Scrum, Kanban), ориентированных на непрерывную адаптацию результатов проекта под требования заказчика. Такие инструменты ориентированы на полную прозрачность процессов и работ в рамках проектов, тесное взаимодействие исполнителей, использование итеративных методов проектной работы [7, 8].

Стоит отметить, что для организации проектного управления многие компании разрабатывают собственные методологии, как правило, интегрирующие разные традиционные и гибкие методы управления. Это обусловлено тем, что PMBoK сильно формализован и предлагает довольно громоздкую систему проектного управления, которая плохо адаптируется к потребностям предприятий малого и среднего бизнеса. В свою очередь, Agile-методы, недостаточно комплексны в вопросах планирования и контроля результатов проекта, если заказчику требуется полноценная отчетная документация.

Можно с полным правом утверждать, что рост потребностей клиентов и усложнение бизнес-процессов в компаниях опосредует постепенный переход от традиционного проектного управления, основанного на жесткой методологии, к гибким методологиям, вынуждая компании разрабатывать собственные комбинированные решения для автоматизации проектного управления, интегрированные в системы общего менеджмента компаний.

В свете обозначенных выше тенденций в проектном управлении актуальность приобретает изучение возможностей информационных систем для проектного управления. Специализированное программное обеспечение для проектного управления предназначено для руководителей проектов, команд и отдельных участников и позволяет им планировать задачи, организовывать выполнение требований заказчиков и управлять временными, финансовыми и материальными ресурсами.

В условиях экономических и технологических санкций в отношении России возрастает интерес к анализу возможностей отечественного программного обеспечения в области управления проектами. Анализ существующих информационных систем управления проектами [5, 10, 11] позволил сформировать перечень таких систем, предлагающих пользователям разный функционал – от автоматизации отдельных функций (например, управление задачами, командные коммуникации, отслеживание результатов) до комплексных решений для крупных проектов и портфелей проектов (табл. 1).

Таблица 1

Отечественные информационные системы для управления проектами

Можно утверждать, что сейчас на рынке существует достаточно большое количество информационных систем управления проектами, которыми с успехом можно заменить давно известные и широко распространенные в проектном управлении системы типа Jira, Microsoft Project и пр.

Далее был проведен анализ функционала информационных систем управления проектами. Для этого были выделены специфические функции (относящиеся непосредственно к функциям проектного управления – планирование работ, ресурсов, финансов, оптимизация загрузки участников проекта) и общие функции (позволяющие интегрировать систему управления проектами с корпоративными информационными системами) (табл. 2).

Таблица 2

Функционал информационных систем для управления проектами

Представленный в табл. 2 сведения указывают на то, что современное информационное обеспечение проектного управления ориентировано не только на поддержку специфического проектного функционала, но и интегрируют различные функции, связанные с организацией внутренних коммуникаций, продаж, ведением клиентов, маркетингом. Например, функции ведения клиентов (CRM, поддержка сделок, продажи, формирование счетов) содержаться в Pipedrive, функции контроля сотрудников и отслеживания их активности и вовлеченности – Shtab, функции работы с подрядчиками (задачи, контроль сроков, хранение файлов и ведение документооборота) – Мегаплан.

В заключение необходимо отметить, что проектное управление в деятельности компаний и эффективность проектов напрямую зависят от способности фирмы грамотно выбрать и адаптировать выбранную информационную систему управления проектами для решения конкретных бизнес-задач. Использование проектных инструментов, содержащихся в различных информационных системах, должны быть оценены не только с позиций наличия или отсутствия традиционных проектных функций, сколько с точки зрения возможности интеграции задач и процессов, входящих в проектный цикл, с типовыми управленческими и технологическими процессами в компании.

Авторы

Прохорова М.П., кандидат педагогических наук, доцент,

Шкунова А.А., кандидат педагогических наук, доцент,

Нижегородский государственный педагогический университет им. К. Минина,

Шеншин А.С., кандидат экономических наук, доцент,

Национальный исследовательский Нижегородский государственный университет им. Н.И. Лобачевского

Для цитированния: Прохорова М.П., Шкунова А.А., Шеншин А.С. Возможности информационных систем управления проектами // Russian Economic Bulletin. 2023. Том 6. № 1. С. 210 – 215.

Литература

1. Болдырева А.А., Яруничева Ю.А., Болдырев М.А. Сравнительный анализ современных информационных технологий в управлении проектами // StudArctic Forum. 2017. № 3 (7).
2. Валиева Е.В. Анализ практик управления ИТ-проектами // Образование и право. 2020. № 10. С. 156 – 167. DOI 10.24411 /2076-1503-2020-11027
3. ГОСТ Р 54 869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом». М.: Стандартинформ, 2011.
4. ГОСТ Р ИСО 21500-2014. Национальный стандарт Российской Федерации. Руководство по проектному менеджменту: дата введ. 2015-03-01. М.:Стандартиформ, 2015. 50 с.
5. Дубников А.В. Анализ текущего уровня проектного управления в организации // Современные технологии управления. 2021. № 3 (96)
6. Кокшаров А.Р. Анализ состояния проектного управления в реалиях российского бизнеса // Российское предпринимательство. 2019. Том 20. № 1. С. 71 – 86. doi: 10.18334/rp.20.1.39717
7. Локтионов Д.А., Масловский В.П. Критерии применения Agile-методологии для управления проектом // Креативная экономика. 2018. № 6. С. 839 – 854. doi:10.18334/ce.12.6.39179.
8. Сазерленд Д. Scrum: Революционный метод управления проектами. М.: ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2020.
9. Сафиуллин А.Р., Ильдарханова А.К. Сравнительный анализ прикладных особенностей современных информационных систем управления проектами на российских предприятиях приборостроения // Экономический анализ: теория и практика. 2018. Том 17. № 2. С. 308 – 323. doi.org/10.24891/ea.17.2.308
10. Северная Е. 15 систем управления проектами 2022: легкий переезд, нет риска блокировки [Электронный ресурс]. URL: https://habr.com/ru/post/683042/ (дата обращения: 30.11.2022)
11. Степанов А. 10 Систем для Управления Проектами: Мощно, Надежно, Эффективно [Электронный ресурс]. URL: https://blog.ganttpro.com/ru/sistemy-instrumenty-servisy-upravlenie-proektami/ (дата обращения: 30.11.2022)
12. The future of work > leading the way with PMTQ [Электронный ресурс]. URL: https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2019.pdf (дата обращения: 30.11.2022)
13. Pulse of the Profession 2018 [Электронный ресурс]. URL: URL:https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2018 (accessed: 30.11.2022)